Effiziente Meetings

Effiziente Meetings

Um Meetings effizienter zu gestalten, wird bei der Vorbereitung der Agenda für jeden Tagesordnungspunkt entschieden, welches Ziel im Meeting erreicht werden soll (nur Informationen austauschen, Meinungen einholen oder etwas beschließen).

Entsprechend dieses Ziels führt die Moderation den Kreis durch die entsprechenden Phasen: 

  • Sollen nur Informationen ausgetauscht werden, reicht Phase 1 (Bildformung)
  • Wenn auch Meinungen eingeholt werden sollen, führt die Moderation bis zur Phase 2 (Meinungsbildung)
  • Wird ein Beschluss angestrebt, müssen alle drei Phasen durchlaufen werden

Phase 1: Bildformung

Bei der Bildformung wird zuerst der Vorschlag vorgestellt, dann sind alle Kreismitglieder gefragt, inhaltliche Fragen zu stellen, bzw. Informationen zum Vorschlag zu ergänzen. Dies kann in beliebiger Reihenfolge erfolgen und üblicherweise gibt hier auch nicht jedes Kreismitglied einen Beitrag. Als Abgrenzung zur nächsten Phase (Meinungsbildung) dient die Frage:

Habe ich alle Informationen, um mir eine Meinung zu dem Vorschlag zu bilden?

Wenn es bei einem Tagesordnungspunkt nur um den Austausch von Informationen geht, ist nicht unbedingt ein Vorschlag nötig, es können einfach Informationen zu einem Thema ausgetauscht werden.

Bildformung
Meinungsbildung

Phase 2: Meinungsbildung

In 2 Runden wird jedes Kreismitglied reihum gebeten, seine Meinung zu dem Vorschlag zu äußern. In der 2. Runde darf sich die Meinung aufgrund des bereits Gehörten verändern oder es kommen neue Gedanken dazu. Auch die Moderation kann den Vorschlag aufgrund des Gehörten für die zweite Runde anpassen.
Die geäusserte Meinung einer Person kann Argumente sowohl für als auch gegen den Vorschlag enthalten. 

Phase 3: Beschluss

In der letzten Phase formuliert die Moderation einen – vielleicht nochmals erweiterten oder verbesserten – Vorschlag aufgrund der gehörten Meinungen und stellt diesen zum Konsent.

Wenn es keine schwerwiegenden Einwände (gegen das gemeinsame Ziel) gibt, ist der Vorschlag angenommen. 

Gibt es Einwände, versucht der Moderator diese einzubeziehen und den Vorschlag weiter zu verbessern. 
Falls es damit weiterhin keinen Konsent gibt, wird der Tagesordnungspunkt vertagt oder an den nächsthöheren Kreis delegiert

Der Kreis kann im Konsent (zB wenn die Entscheidung drängt) auch jede andere Entscheidungsmethode wählen (zB systemisch konsensieren).

Gemeinsamer Beschluß

Geübte Gruppen in einer geeigneten Gruppengrösse (ca. 7 Personen) brauchen für eine Entscheidung etwa 20 Minuten, für eine offene Wahl circa 30 Minuten.